档案转移需办哪些手续？

档案转移是一项严谨且程序性较强的工作，涉及个人或单位档案的连续性和有效性，因此需要按照规定流程办理相关手续，档案转移的具体手续因转移类型（如个人工作调动、升学、退休等，或单位合并、撤销等）略有差异，但核心流程和所需材料基本一致，以下从个人档案转移和单位档案转移两个维度,详细说明所需手续及注意事项。

个人档案转移手续

个人档案转移通常由本人或委托单位（如现工作单位、人才市场等）向档案保管机构提出申请，并提交相关材料,具体步骤如下：

（一）转移前提条件

1. 档案状态正常：档案材料齐全、无缺失，且无涉密、违纪等不良记录（如有需提前说明并处理）。
2. 接收单位明确：需提前确认接收单位（如新工作单位、人才服务中心、学校等）是否具备档案保管权限，并获取其详细的接收信息（包括单位全称、地址、联系人、联系电话及档案接收专用编号等）。
3. 转移类型合规：如因工作调动需提供录用证明或劳动合同，因升学需提供录取通知书,因退休需提供退休审批表等。

（二）所需材料清单

办理个人档案转移时，一般需准备以下材料（具体以接收单位要求为准）：

1. 《档案转递申请表》：由本人或委托单位填写，需注明原档案保管单位、接收单位、转移原因等信息,并由原档案保管单位审核盖章。
2. 有效身份证件：本人身份证原件及复印件；如委托他人办理，需提供委托人、受托人的身份证原件及复印件，以及经公证的《授权委托书》。
3. 相关证明材料：
   • 工作调动：新单位的录用通知书、劳动合同或调令复印件；
   • 升学：录取通知书复印件；
   • 退休：退休审批表或相关证明文件；
   • 其他：如婚姻证明（因档案合并转移）、户口本（户籍地转移）等。
4. 档案转递通知单：部分单位要求提供由接收单位出具的《档案接收函》或《调档函》（需加盖单位公章或人事部门章）。
5. 其他材料：如档案需审核（如工龄认定、职称评审等），需提前准备相关证明材料,并确保档案中已有记录。

（三）办理流程

1. 提交申请：本人或委托人携带上述材料到原档案保管单位（如人才市场、原单位人事部门等）提交转移申请。
2. 审核材料：原档案保管单位对材料进行审核，确认档案状态及转移原因合规后，在《档案转递申请表》上盖章。
3. 档案封装与转递：
   • 原档案保管单位对档案进行密封处理，使用“档案专用袋”封装,并在袋口处加盖骑缝章；
   • 通过机要渠道或EMS特快专递（需标注“档案机件”字样）将档案转递至接收单位,个人不得自带档案。
4. 接收确认：接收单位收到档案后，进行核对并出具《档案接收回执》,原档案保管单位凭回执完成转移手续。
5. 后续跟进：本人或委托人需及时联系接收单位,确认档案是否已安全到达并完成归档。

（四）注意事项

• 档案不可拆封：档案密封后，个人或非档案管理机构不得擅自拆开,否则档案效力可能受影响。
• 转递渠道合规：必须通过机要或指定快递转递,避免使用普通快递或自行携带。
• 信息准确无误：确保接收单位名称、地址等信息准确,避免因信息错误导致档案退回或丢失。
• 委托办理需谨慎：委托他人办理时，需选择可靠受托人,并确保授权委托书公证合法。

单位档案转移手续

单位档案转移通常因单位合并、分立、撤销、搬迁等原因，需将整体或部分档案移交至新的保管单位,办理流程如下：

（一）所需材料

1. 《档案移交申请》：由单位法定代表人签字并加盖公章，说明移交原因、档案范围、数量及移交计划。
2. 单位资质证明：单位营业执照、组织机构代码证复印件（加盖公章）。
3. 档案清册：详细列出移交档案的目录、数量、年代、密级等信息,需经单位负责人审核并盖章。
4. 档案保管情况说明：包括档案整理情况、有无缺失、是否涉密等说明。
5. 接收单位证明：新档案保管单位出具的《档案接收函》或双方签订的《档案移交协议》。
6. 上级主管部门文件：如因单位合并、撤销需提供上级主管部门的批准文件复印件。

（二）办理流程

1. 制定移交方案：单位成立档案移交工作小组，明确档案范围、责任分工和时间节点。
2. 档案整理与审核：对移交档案进行分类、排序、编目，确保档案齐全、有序,并审核档案内容真实性。
3. 签订移交协议：与接收单位协商，签订《档案移交协议》，明确双方权利义务、移交方式及违约责任。
4. 办理移交手续：双方代表共同清点档案，核对清册无误后，填写《档案交接清单》,双方签字盖章确认。
5. 档案运输与归档：按照协议约定方式运输档案（需确保安全保密），接收单位完成档案验收后，出具《档案接收证明》。
6. 备案与销毁：移交完成后，向档案行政管理部门备案，并对无需继续保管的档案按规定销毁（需履行审批手续）。

（三）注意事项

• 涉密档案管理：涉密档案转移需严格遵守保密规定，通过机要渠道运输,并全程监控。
• 电子档案转移：如涉及电子档案，需确保格式兼容、数据完整,并移交存储介质及读取说明。
• 责任划分：移交协议中需明确档案在移交前后的保管责任,避免出现管理真空。

相关问答FAQs

问题1：档案转移过程中，如果档案材料不齐全怎么办？
解答：若档案材料不齐全，需根据缺失类型补充材料，学历证书缺失需联系原毕业院校补办《学历证明》或档案中的学籍材料；工作经历缺失需原单位出具《工作经历证明》并加盖公章，如无法补充，需在《档案转递申请表》中注明缺失情况，并由原档案保管单位盖章确认，确保接收单位知晓，部分接收单位可能要求对档案进行审核,必要时需由档案管理部门出具证明。

问题2：个人档案转移可以由家人代办吗？需要哪些额外材料？
解答：个人档案转移一般可由家人代办，但需满足以下条件：
（1）受托人需年满18周岁且具有完全民事行为能力；
（2）提供委托人亲笔签名并按手印的《授权委托书》（需注明委托事项、权限及有效期）；
（3）委托人和受托人的身份证原件及复印件；
（4）部分档案保管单位可能要求委托书进行公证，具体以当地政策为准。
建议提前与原档案保管单位沟通确认代办要求,避免因材料不全导致延误。