差旅费报销应填制哪种凭证？

报销差旅费是企业日常运营中常见的财务事项，正确填写凭证是确保报销合规、高效的关键环节，差旅费报销凭证的填写需要依据企业财务制度，结合实际业务发生情况，做到真实、合法、完整，以下从凭证类型、填写要点、常见注意事项及附件要求等方面详细说明。

报销差旅费的核心凭证类型

差旅费报销通常以“差旅费报销单”作为主要凭证，这是企业内部统一规范的报销单据，用于汇总员工在出差期间发生的各项费用，除报销单外，还需根据具体费用类型附上相应的原始凭证，如发票、行程单、支付凭证等，不同企业的报销单格式可能略有差异，但核心要素基本一致，包括报销人信息、出差事由、时间地点、费用明细、金额及审批签字等。

差旅费报销单的填写要点

1. 基本信息填写
   报销单需清晰填写报销人姓名、部门、岗位、出差日期、出差地点、出差事由，这些信息是判断差旅业务真实性和合理性的基础，出差事由应简明扼要，如“参加XX行业展会”“拜访XX客户”等，避免模糊表述，出差日期需与行程安排、票据时间一致，出差地点应具体到城市及区县，如“北京市朝阳区”。

2. 费用明细分类列示
   差旅费通常包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、其他杂费等，需在报销单中分项填写，不得合并汇总。

   • 交通费：填写往返目的地的大交通费用（如飞机、火车、长途汽车）及市内交通费用（如地铁、公交、出租车），需注明交通工具、出发地、目的地、票价，若为飞机票需注明舱位（如经济舱），火车票需注明车次。
   • 住宿费：按实际住宿天数填写，单价需符合企业规定的住宿标准（如一线城市不超过500元/晚），超标准部分需特殊说明并经审批。
   • 伙食补助费：多数企业采用包干制，按出差天数和标准计算（如100元/天），无需提供发票，但需在报销单中注明补助天数及金额。
   • 其他费用：如会议注册费、资料费等,需单独列示并附相关凭证。

3. 金额计算与汇总
   各项费用需分项计算小计，再汇总报销总金额，金额大小写需一致，填写规范，不得涂改，若存在退补款情况（如预借差旅费多退少补），需在报销单中注明“退补金额”及最终结算金额。

   

4. 审批签字流程
   报销单需按企业规定的审批权限逐级签字，通常包括报销人签字、部门负责人审批、财务部门审核、分管领导审批等环节，签字需清晰、完整,确保责任可追溯。

原始凭证的粘贴与要求

原始凭证是报销的依据，必须真实、合法、有效，且与差旅业务直接相关。

1. 发票类凭证：包括交通费发票（电子发票或纸质发票）、住宿费发票等，发票抬头需为企业全称，税号、项目名称、金额等信息需完整无误，且需与报销单内容一致，电子发票需打印出来并由报销人签字确认，避免重复报销。
2. 行程单凭证：飞机票需附行程单（含机票票号、航班时间、航线信息），火车票需附纸质车票或电子订单截图（含车次、时间、座位信息）。
3. 其他辅助凭证：如出差审批单（企业内部审批出差事项的凭证）、会议通知（若出差为参加会议）、住宿清单（酒店提供的每日费用明细）等，这些凭证可辅助证明差旅业务的真实性。
4. 粘贴规范：原始凭证需按类别整齐粘贴在报销单的附件页上，票据过多时可使用另附纸，并在报销单上注明“附件共X张”，避免折叠关键信息（如发票金额、公章）。

常见注意事项

1. 费用合规性：严格遵守企业差旅费管理办法，超标准费用需提前申请，未经批准的超支部分可能无法报销，未经审批乘坐头等舱、超标住宿等。
2. 时间逻辑性：出差时间、票据时间、报销申请时间需合理衔接，避免出现出差前开具的发票或报销时间与出差时间间隔过长（如超过3个月）的情况。
3. 禁止报销项目：与出差无关的费用（如旅游门票、个人购物费用）、虚假发票、过期发票等均不得报销。
4. 电子化报销要求：随着财务信息化发展，许多企业采用电子报销系统，需在系统中上传电子凭证原件，填写报销单并提交审批，流程与纸质报销类似,但需注意电子文件的清晰度和完整性。

特殊情况处理

1. 跨区域差旅：涉及多个城市的出差，需分地点填写费用明细，注明各城市停留天数及对应费用。
2. 多人共同出差：若多人共同出差且费用由一人支付，需在报销单中注明同行人员，并由同行人员签字确认，或附费用分割说明。
3. 境外差旅：境外差旅需提供外币发票及兑换水单，按企业规定的汇率折算为人民币报销,并附出入境记录等凭证。

报销差旅费的核心是“凭证合规、内容真实、流程完整”，报销人需确保差旅费报销单填写准确、附件齐全，并严格遵循企业审批流程，财务部门则需对凭证的合法性、合规性进行审核，确保企业资金使用的合理性与安全性，规范的差旅费报销不仅能提高财务工作效率，也能有效防范财务风险,保障企业运营的有序进行。

相关问答FAQs

Q1：差旅费报销中，伙食补助费是否必须提供发票？
A1：不一定，伙食补助费通常分为据实报销和包干制两种形式，据实报销需提供餐饮发票，且发票需注明用餐时间、地点，并与出差行程对应；包干制则无需提供发票，按企业规定的标准（如100元/天）和出差天数计算金额，直接在报销单中填写即可，多数企业采用包干制以简化报销流程，需注意，包干制下若已提供餐饮发票，可能无法重复享受伙食补助。

Q2：出差途中因个人原因改签交通票产生的退票费或手续费，能否报销？
A2：一般情况下，因个人原因（如改签、退票）产生的费用不属于差旅费的合理支出，企业不予报销，但若因工作需要（如临时变更行程、客户紧急安排等）导致的改签、退票费用，需提供书面说明（如部门负责人签字的情况说明）及相关凭证（如改签通知、退票费发票），经企业审批后方可报销，关键在于证明费用支出的必要性,且需符合企业财务制度的规定。