查档案需哪些手续？

查看档案需要遵循严格的手续和流程，档案作为个人或组织重要信息的载体，其内容涉及隐私和机密，因此查阅时必须符合相关规定，确保档案的安全性和保密性，不同类型的档案（如个人人事档案、学籍档案、企业档案等）在查阅手续上可能存在差异，但总体流程和核心原则基本一致，以下从通用流程、特殊情况处理、注意事项等方面详细说明查看档案所需的手续。

查阅档案的基本流程

1. 明确查阅主体和目的
   查阅档案首先需确定申请人身份，个人查阅自身档案时，通常需为年满18周岁的完全民事行为能力人，或由其法定监护人代为办理；单位查阅员工档案需由单位指定专人（如人力资源部门工作人员）持单位介绍信办理；其他组织或个人因特殊原因（如司法诉讼、学术研究等）需查阅档案，需提供与查阅事由直接相关的证明材料（如法院传票、律师事务所函件等）,并经档案保管单位批准。

2. 提交书面申请及相关材料
   申请人需向档案保管单位提交书面申请，说明查阅事由、档案名称（或编号）、查阅范围、用途及使用方式，需提供有效身份证明文件：个人需提供身份证原件及复印件；单位需提供单位介绍信（需注明查阅人姓名、职务、联系方式及查阅内容）、营业执照复印件（加盖公章）、查阅人身份证原件及复印件，司法、纪检监察等机关因公务查阅档案,需持正式介绍信和工作证件。

3. 档案保管单位审核
   档案保管单位（如人才市场、学校档案馆、企业档案室、档案馆等）收到申请后，将对申请人身份、查阅事由及材料的真实性、合法性进行审核，审核通过后，工作人员会根据档案管理规定，确定是否同意查阅及查阅的具体内容（如涉及涉密或敏感信息，可能限制查阅范围），若档案已移交或存放于其他单位,需协助申请人联系相关保管机构。

4. 查阅档案的规范操作
   审核通过后，申请人需在档案阅览室等指定场所查阅档案，查阅时需遵守以下规定：不得擅自复制、拍摄、摘抄档案内容（确需复制的，需经档案保管单位批准并加盖证明章）；不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料；查阅过程中需由档案管理人员全程陪同，确保档案安全，查阅完毕后，档案管理人员会对档案的完整性进行检查,并由申请人确认签字。

5. 查阅结果的使用与归档
   查阅档案后，如需使用档案中的信息（作为证明材料、法律依据等），需向档案保管单位申请开具相关证明，证明需注明档案内容及用途，并加盖档案保管单位公章，未经许可，不得擅自将档案内容用于非申请事由，查阅过程中形成的申请材料、审批记录等,由档案保管单位统一归档保存。

   

特殊情况下的查阅手续

1. 委托他人代为查阅
   若本人因故无法亲自查阅档案，可委托他人代办，代办人需提供经公证的授权委托书（注明委托事项、权限及期限）、委托人及代办人的身份证原件及复印件，以及委托人签署的书面申请，档案保管单位会对委托关系的真实性进行核实,必要时要求委托人进行身份确认。

2. 查阅已故人员档案
   查阅已故人员的档案，其直系亲属（配偶、子女、父母）需提供本人身份证、与逝者的关系证明（如户口簿、出生证明、结婚证等）以及逝者的死亡证明，若非直系亲属需查阅，需提供与查阅事由相关的法律文件（如遗产继承公证书、法院判决书等）,并经档案保管单位批准。

3. 异地查阅档案
   若档案存放地与申请人所在地不一致，可通过邮寄方式提交申请材料，或通过“全国档案查询平台”等线上渠道申请（部分档案管理机构支持线上预约），线上申请需先注册账号，上传申请材料扫描件，审核通过后可选择邮寄档案复印件或到指定场所查阅，异地查阅需考虑邮寄时间及档案安全性,建议优先选择官方渠道办理。

注意事项

1. 遵守档案保密规定 涉及个人隐私、单位秘密或国家机密，查阅人需严格遵守《中华人民共和国档案法》及档案保管单位的保密制度，不得泄露档案内容,不得将档案信息用于非法用途。

2. 提前确认档案存放地点
   部分人员的档案可能因工作调动、升学等原因分散存放于不同单位（如高中档案、大学档案、工作档案等），需提前向原档案保管单位或相关部门确认档案存放地点,避免盲目申请。

   

3. 查阅时间限制
   档案查阅通常在工作日的正常工作时间进行（如上午9:00-12:00，下午14:00-17:30），部分档案管理机构可能需要提前预约,建议申请人通过电话或官网确认具体时间。

4. 费用问题
   查阅档案本身通常不收费，但若需复制、摘抄档案内容或开具证明，可能需支付一定的工本费（如复印费、证明费等）,具体标准按档案保管单位规定执行。

相关问答FAQs

问题1：个人可以随意查阅自己的全部档案内容吗？
解答：不可以，个人可查阅自身非涉密档案，但涉及国家秘密、商业秘密或他人隐私的部分，档案保管单位有权限制查阅，人事档案中的“鉴定材料”、“处分决定”等敏感内容，可能仅允许组织查阅，个人一般无法直接接触，若确需了解相关内容,可通过原单位或档案保管单位出具摘要说明。

问题2：单位查阅员工档案需要哪些额外材料？
解答：单位查阅员工档案除需提供单位介绍信、营业执照复印件、查阅人身份证外，还需证明查阅事由与单位业务直接相关，员工办理退休需查阅档案，需提供社保部门出具的退休审批材料；员工涉及劳动仲裁，需提供劳动仲裁委员会的受理通知书，查阅人需为单位人力资源部门正式员工,非本单位人员一律不得查阅员工档案。