提取档案需准备哪些材料？

提取档案需要准备的材料因提取目的、档案类型（如个人人事档案、学籍档案、房产档案等）以及存放机构的不同而有所差异，但总体而言，核心原则是“证明身份”与“证明权利”，以下将围绕常见档案提取场景，详细梳理所需材料及注意事项,确保提取过程顺利高效。

个人人事档案提取材料（适用于职场、退休、政审等场景）

个人人事档案是记录个人学习、工作经历、奖惩情况等重要信息的原始资料，通常由单位或人才市场/职介所保管，提取时需区分“调档”（档案转移至新单位）和“查阅”（仅复印档案内容），材料要求如下：

（一）调取档案（档案转移）

1. 身份证明材料：

   • 本人提取：需提供有效身份证原件及复印件（正反面复印在同一张A4纸上），若委托他人代办，还需提供代办人身份证原件及复印件，以及委托人亲笔签名的《委托书》（注明委托事项、双方身份证号、联系方式及委托日期）。
   • 单集体提取：由单位经办人携带介绍信（需注明单位全称、提取事由、档案人员姓名及身份证号、单位联系电话并加盖公章）、经办人身份证原件及复印件。

2. 提取事由证明材料：

   

   • 就业/入职：新单位的《调档函》（需由新单位人事部门开具，注明接收单位全称、档案转递地址、邮政编码、联系人及电话，并加盖公章）。
   • 退休办理：需提供退休审批表（或社保部门出具的退休证明）复印件，或本人身份证复印件（用于确认退休身份）。
   • 政审（如考公、考研、参军等）：需提供政审单位出具的《调档函》或《政审函》，注明档案用途及转递要求。
   • 出国（境）：需提供因私护照原件及复印件、签证页复印件（或国外学校/机构的录取通知书、邀请函等），以及翻译件（若材料为外文，需由正规翻译机构盖章）。

3. 档案存放证明：部分存放机构（如人才市场）可能要求提供档案存放证明（加盖公章），确认档案当前保管单位。

（二）查阅档案（仅复印部分材料）

1. 本人查阅：身份证原件及复印件，填写《档案查阅申请表》（存放机构提供），注明查阅用途及需复印的页码（如需复印入党材料、工作履历等）。
2. 他人代办：除上述材料外，还需提供委托人签名的《委托书》及代办人身份证。
3. 单位查阅：单位介绍信（注明查阅人姓名、身份证号、查阅事由、需复印材料清单）及经办人身份证。

学籍档案提取材料（适用于升学、转学、留学等场景）

学籍档案记录个人从小学到大学的就读经历、成绩、奖惩等，通常由毕业学校或教育考试院保管，提取时需明确档案是否已从高中/大学转出，材料要求如下：

1. 身份证明：本人身份证原件及复印件；若为未成年人，需提供监护人身份证原件及复印件、户口本原件及复印件（证明监护关系）。
2. 提取事由证明：
   • 升学（如考研、专升本）：需提供录取通知书复印件，或目标院校开具的《调档函》（注明档案接收单位、地址、联系人及电话）。
   • 留学：需提供国外院校的录取通知书、I-20表格（或 equivalents）复印件，以及教育部留学服务中心出具的《档案调档申请表》（部分情况需通过该中心转递档案）。
   • 转学：需提供转入学校出具的转学函及接收证明。
3. 档案存放证明：若档案仍在高中/大学，需提供学校档案馆或教务处开具的《档案存放证明》；若档案已转至人才市场，需提供人才市场的调档函。
4. 特殊情况材料：
   • 档案遗失：需由原毕业学校出具《档案遗失证明》（加盖公章），并补填《学籍登记表》《成绩单》等核心材料（需学校盖章确认）。
   • 毕业多年后提取：需提供毕业证原件及复印件，或学信网《学历证书电子注册备案表》（打印并带验证码）。

房产档案提取材料（适用于交易、抵押、继承等场景）

房产档案记录房屋产权归属、交易历史、抵押登记等信息，通常由当地不动产登记中心或档案馆保管，提取时需明确用途（如办理过户、解决纠纷等），材料要求如下：

1. 权利人身份证明：
   • 本人提取：身份证原件及复印件；若为共有人，所有共有人均需提供身份证原件及复印件。
   • 代理人提取：委托人身份证复印件、代理人身份证原件及复印件、经公证的《授权委托书》（需注明提取用途、档案范围及代理权限）。
2. 产权证明材料：
   • 房产证（或不动产权证书）原件及复印件；若为已备案未办证房产，需提供购房合同、发票原件及复印件。
   • 继承/受赠房产：需提供继承公证书、赠与公证书或法院判决书（加盖公章）原件及复印件。
3. 提取事由证明：
   • 交易过户：需提供《房屋买卖合同》原件及复印件，或不动产登记中心出具的《受理通知书》。
   • 抵押贷款：需提供银行抵押贷款合同复印件，或银行开具的《调档函》。
   • 法律纠纷：需提供法院《受理通知书》或《举证通知书》原件及复印件，律师还需出示律师执业证及所函。
4. 其他材料：若房产为单位所有，需提供单位营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证复印件，以及单位介绍信（注明提取事由、经办人信息及联系方式）。

其他档案提取注意事项

1. 提前沟通：不同地区、不同机构的档案提取流程可能存在差异，建议提前电话联系档案存放单位，确认所需材料清单及办理时间（部分档案需审批，可能耗时3-15个工作日）。
2. 材料真实性：所有提交的复印件需注明“与原件一致”并由本人签字（或单位盖章），伪造材料将承担法律责任。
3. 档案密封要求：调取的档案通常由存放机构密封并加盖骑缝章，个人不得私自拆封，否则档案失效。
4. 特殊情况处理：若档案涉及敏感信息（如党员材料、涉密记录），需额外提供单位党委或保密部门出具的《查阅批准函》。

相关问答FAQs

Q1：档案可以自行提取保管吗？
A：根据国家档案管理规定，个人人事档案、学籍档案等不得由个人自行保管，必须由具有资质的单位（如学校、人才市场、国企、事业单位等）保管，若档案已由个人持有，需尽快联系原档案存放单位或当地人才中心，办理“档案激活”手续，将档案存入指定机构，避免影响后续就业、退休、政审等事宜。

Q2：提取档案时，“调档函”和“介绍信”有什么区别？
A：“调档函”是接收单位向档案存放单位发出的正式档案转移凭证，需明确档案接收单位全称、地址、联系人等信息，主要用于档案调取（如入职、升学）；“介绍信”是单位或个人向相关机构证明身份或办理事务的函件，主要用于临时查阅、代办等场景（如单位介绍经办人查阅档案），两者均需加盖公章，但“调档函”更侧重档案转移，而“介绍信”用途更广泛,需根据提取目的选择使用。