劳动备案要准备哪些材料？

劳动备案是企业用工管理中的重要环节，旨在规范劳动关系、保障劳动者权益，同时也是政府部门进行劳动监察和数据统计的基础，根据不同地区和备案类型（如用工备案、社保备案、劳务派遣备案等）的差异，所需资料可能略有不同，但核心材料通常包括以下几大类，企业需提前准备齐全,确保备案流程顺利进行。

基础身份与资质材料

1. 用人单位主体资格材料

   • 营业执照或统一社会信用代码证书（副本原件及复印件），需在有效期内且加盖企业公章，对于分支机构备案，还需提供总机构的营业执照授权书及该分支机构的营业执照。
   • 法定代表人身份证明（复印件）、经办人身份证明（原件及复印件），以及经办人授权委托书（明确委托事项、权限和期限，需法定代表人签字并加盖公章）。

2. 劳动者身份信息材料

   • 劳动者本人身份证原件及复印件（正反面复印在同一页），外籍或港澳台劳动者还需提供有效的就业许可证、居留证明或台港澳人员就业证等。
   • 劳动者学历证书、职业资格证书（如岗位有特殊要求，需提供相关资质证明，复印件需加盖公章）。

劳动关系约定材料

1. 劳动合同文本

   需提供所有已签订劳动合同的原件及复印件，劳动合同内容需符合《劳动合同法》规定，明确工作内容、工作地点、工作时间、劳动报酬、社会保险、合同期限等必备条款，对于电子劳动合同，需提供有效的电子合同签署记录及备案平台出具的确认函。

2. 用工协议或录用通知书

   若存在劳务派遣、非全日制用工、实习用工等特殊用工形式，需提供与劳动者签订的专项协议（如劳务派遣协议、非全日制用工协议），或企业出具的正式录用通知书（明确岗位、薪资、入职时间等）。

用工情况与薪酬材料

1. 职工名册

   按照统一格式（通常由当地人社部门提供模板）编制职工名册，内容包括劳动者姓名、身份证号、联系方式、岗位、入职日期、合同期限、用工形式（全日制/非全日制/劳务派遣等）、社保缴纳情况等，需加盖企业公章并经办办人签字。

   

2. 工资支付凭证

   近3个月的工资发放银行流水（加盖银行公章）或工资表（需体现劳动者姓名、工号、基本工资、绩效、补贴、实发金额等，并由劳动者签字确认），用于证明劳动报酬的合法性和真实性，部分地区要求提供工资集体协商协议或最低工资标准执行情况说明。

3. 社保缴纳证明

   企业为劳动者缴纳社会保险的凭证，包括社保登记证复印件、社保缴费明细（加盖社保机构公章），若劳动者为灵活就业人员或未参加社保，需提供相关情况说明及劳动者签字的自愿放弃承诺书（需符合法律规定）。

特殊情形补充材料

1. 劳务派遣备案

   劳务派遣经营许可证（复印件），与用工单位签订的劳务派遣协议（明确派遣岗位、人员数量、期限、薪酬福利、社保责任等），被派遣劳动者的劳动合同复印件，以及用工单位的营业执照复印件。

2. 外籍或港澳台人员用工

   除上述基础材料外，还需提供外国人就业许可证或台港澳人员就业证（原件及复印件）、健康证明（部分地区要求）、住宿登记证明（如适用），以及与劳动者签订的中文劳动合同（需附外文文本翻译件）。

   

3. 变更或解除劳动关系备案

   若发生劳动合同变更（如岗位、薪资调整），需提供变更协议原件及复印件；若解除或终止劳动合同，需提供解除/终止劳动合同证明书（注明合同终止原因、日期、经济补偿金等情况，并由劳动者签字确认），以及劳动者离职证明。

其他地区性要求材料

部分地区可能根据政策要求补充其他材料，

• 企业公章（所有复印件需加盖公章，部分材料需骑缝章）；
• 当地人社部门要求填写的《用工备案登记表》（需手写签字并加盖公章）；
• 行业特殊资质证明（如建筑行业需提供安全生产许可证，餐饮行业需提供健康证等）。

相关问答FAQs

Q1: 劳动备案必须在员工入职后多久内完成？
A: 根据《就业服务与就业管理规定》，用人单位录用劳动者后，应当自录用之日起30日内到当地公共就业服务机构办理就业登记（即劳动备案备案），部分地区可能要求更短时间（如15日内），建议以当地人社部门具体要求为准，逾期未备案可能面临行政处罚。

Q2: 劳动备案时若劳动合同丢失，该如何处理？
A: 若劳动合同原件丢失，可采取以下补救措施：①由劳动者出具书面说明，确认劳动合同签订情况并签字按手印，企业加盖公章；②提供劳动合同的电子版打印件（需有电子合同签署平台的验证信息）；③若无法提供上述材料，可先向当地人社部门说明情况，承诺限期补正，同时提供工资流水、社保记录等辅助证明劳动关系存在的材料,后续需尽快补签劳动合同并备案。