调档函需哪些材料？

调档函是个人或单位在办理档案相关事务时，向档案保管单位出具的调取档案的正式凭证，其作用是明确档案调取的用途、范围及流程，开具调档函所需材料因办理主体（个人或单位）、调档用途（如入职、升学、政审等）及档案保管单位的要求不同而有所差异，但核心材料通常围绕身份证明、事由证明及委托授权等要素展开，以下从个人调档和单位调档两大场景，结合常见用途,详细说明调档函所需的具体材料。

个人办理调档函所需材料

个人因升学、就业、政审、职称评定等事项需调取档案时，通常需准备以下材料：

身份证明材料

• 本人有效身份证件：居民身份证原件及复印件（正反面复印在同一张A4纸上），若为异地办理，部分单位可能要求同时提供户口本复印件。
• 委托代办证明：若本人无法亲自办理，需提供经公证的授权委托书（需明确委托事项、受托人身份信息及双方关系），同时提交受托人身份证原件及复印件。

调档事由证明材料

根据调档用途不同，需提供对应的有效凭证，以证明调档的必要性和合法性：

• 升学调档：录取院校出具的《调档函》原件（需注明调档单位、详细地址、联系人及电话）、录取通知书复印件（部分院校要求提供原件核对）。
• 就业调档：用人单位开具的《调档函》原件（需加盖单位公章或人事部门章），若为国企、事业单位或公务员岗位，需提供录用通知或聘用合同复印件；若为私企，可提供劳动合同复印件或单位营业执照复印件（加盖公章）。
• 政审调档：公安、司法、军队等部门出具的《政审函》或《调档通知》原件，需注明调档用途（如“公务员政审”“入党政审”等）及接收单位。
• 职称评定/资格认证：人社部门或行业协会出具的职称评审通知、资格考试合格证明等材料复印件（加盖公章）。
• 其他用途：如婚姻登记（需提供结婚证复印件）、房产交易（需提供购房合同或法院判决书复印件）等，需提供与调档用途直接相关的证明文件。

档案信息材料

• 档案存放证明：若档案保管单位无法直接查询到档案信息，需提供档案存放地出具的《档案存放证明》原件（加盖公章），注明档案编号、存放日期及保管单位名称。
• 个人档案基本信息表：部分单位要求填写《个人档案信息表》，内容包括姓名、身份证号、档案所在单位（毕业院校/原工作单位）、档案编号、联系电话等，需本人签字确认。

其他辅助材料

• 档案转递申请表：部分档案保管单位（如人才市场、人才服务中心）要求填写统一的《档案转递申请表》，需按要求填写并签字。
• 承诺书：若档案涉及涉密材料或特殊记录，可能需签署《档案使用承诺书》，承诺仅用于指定用途，不擅自拆封、复制或泄露档案内容。

单位办理调档函所需材料

单位（如企业、事业单位、社会组织等）因招聘、员工入职、背景调查、内部调动等事项需调取员工档案时，需以单位名义开具调档函，所需材料包括：

单位主体证明材料

• 单位资质证明：营业执照副本复印件（加盖公章）、事业单位法人证书复印件（加盖公章）或社会团体登记证复印件（加盖公章），用于证明单位合法成立及经营资质。
• 法定代表人身份证明：法定代表人身份证复印件（加盖公章），若由经办人办理，需提供法定代表人签发的《授权委托书》（加盖公章）及经办人身份证原件、复印件。

调档事由证明材料

• 员工入职证明：与员工签订的劳动合同复印件、录用通知书复印件（加盖公章），或单位内部出具的《员工入职调档通知》（需注明员工姓名、身份证号、拟任职岗位及调档原因）。
• 背景调查函：若为员工背景调查需调档，需提供《背景调查授权书》（需员工本人签字确认，同意单位调取其档案）及单位内部审批通过的背景调查申请表（加盖公章）。
• 政审或考察通知：针对公务员招录、国企招聘等需政审的岗位，需提供上级主管部门或人社部门出具的《政审通知》或《考察函》原件（加盖公章）。

档案接收信息材料

• 档案接收函：若档案需转递至单位内部档案管理部门或上级单位，需提供接收单位出具的《档案接收函》原件（注明档案转递地址、邮编、联系人及电话），并加盖接收单位公章。
• 单位档案管理规定：部分单位需提供内部档案管理制度中关于员工档案调取的条款复印件（加盖公章），以明确调档流程的合规性。

其他材料

• 调档函申请表：部分档案保管单位要求填写统一的《单位调档函申请表》，需加盖单位公章，注明调档用途、员工信息及档案转递方式（机要或EMS）。
• 保密协议：若档案涉密（如涉及国家秘密、商业秘密），需与档案保管单位签订《档案保密协议》，明确双方保密责任及档案使用范围。

注意事项

1. 材料真实性：所有提交的复印件需注明“与原件一致”并加盖单位公章或个人签字，确保材料真实有效，避免因材料虚假导致调档失败。
2. 公章要求：单位开具的调档函及相关证明材料需加盖单位公章或人事部门专用章，公章需清晰可辨，部分档案保管单位要求公章为鲜章（非复印件或电子章）。
3. 调档函时效性：调档函通常具有有效期（一般为1-3个月），需在有效期内办理调档手续，逾期需重新开具。
4. 档案转递方式：档案转递需通过机要通信或EMS（需标注“机件”字样）进行，个人自带档案可能导致档案失效，部分单位不予接收。

相关问答FAQs

问题1：调档函可以由他人代办吗？需要提供哪些额外材料？
答：调档函可以由他人代办，但需提供以下额外材料：（1）委托人亲笔签名的《授权委托书》，需注明受托人身份信息、委托事项（如“代为办理调档函开具及档案提取”）及委托期限；（2）受托人本人身份证原件及复印件；（3）若档案保管单位要求，还需提供委托人与受托人的关系证明（如户口本、结婚证等复印件），部分单位可能要求对授权委托书进行公证，建议提前与档案保管单位确认具体要求。

问题2：调档函上的接收单位名称写错了怎么办？
答：若调档函上的接收单位名称错误，需及时联系原开具单位（如录取院校、用人单位或档案保管单位）申请重新开具，具体步骤为：（1）向开具单位说明错误情况，提供正确的接收单位名称、地址及联系方式；（2）若已开具调档函但未使用，可申请作废并重新开具；（3）若调档函已提交至档案保管单位且档案尚未转递，需联系档案保管单位暂停转递，并凭开具单位更正说明办理名称变更；（4）若档案已错误转递至非接收单位，需联系错误接收单位说明情况，协商档案退回或重新转递，必要时需通过法律途径解决，建议在开具调档函前仔细核对接收单位信息,避免因名称错误导致档案流转延误或丢失。