转正定级表是什么？新员工转正时它有什么用？

转正定级表是用人单位对试用期员工进行全面考核后,确认其转为正式员工并确定岗位职级、薪酬待遇的正式书面文件，是人力资源管理中连接试用期与正式用工期的关键环节，也是员工个人档案的重要组成部分，它不仅是对员工试用期表现的总结性评价，更是单位明确员工身份、职级及权益的核心凭证，具有法律合规性和管理规范性的双重意义。

转正定级表的核心作用

转正定级表的作用贯穿员工入职、定岗、薪酬核定及职业发展全流程，具体可概括为以下五方面：

1. 法律合规性依据：根据《劳动合同法》，试用期是劳动合同的组成部分，单位需在试用期结束后明确员工是否转正，转正定级表作为书面确认文件，可证明单位履行了试用期考核义务，避免因“口头转正”或“拖延转正”引发的劳动纠纷。
2. 岗位职级确认：员工试用期的岗位通常为“试用岗”，转正后需明确正式岗位及职级（如初级专员、中级主管等），转正定级表通过“拟转正岗位”“职级建议”等栏目，将员工在组织中的定位正式固化，是后续岗位职责划分、权限配置的基础。
3. 薪酬待遇核定：试用期薪酬通常不低于正式工资的80%（且不得低于当地最低工资标准），转正后薪酬需根据岗位职级、能力评估结果调整，转正定级表中的“薪酬标准建议”栏（如基本工资、绩效系数、补贴等）是财务部门核发正式薪酬的直接依据，确保薪酬调整有据可查。
4. 档案管理凭证：转正定级表需存入员工个人档案（含人事档案及单位内部档案），完整记录员工从入职到转正的全过程，未来涉及晋升、调动、离职（如经济补偿金计算）时，该文件可作为证明员工入职时间、职级变化的重要材料。
5. 职业发展基础：转正定级表中的“试用期考核结果”“能力评价”等内容，是员工职业发展的起点参考，后续培训计划、晋升评估、调薪审批等，均需结合转正时的初始定级及表现综合判断。

转正定级表的核心内容

转正定级表的结构因单位性质（国企、事业单位、私企等）略有差异，但核心模块基本一致，通常包括以下六大类信息（以常见企业版为例）：

转正定级表的填写流程

转正定级表的填写需遵循“员工发起-部门评价-HR审核-领导审批”的闭环流程，具体步骤如下：

1. 员工准备材料：试用期结束前1-2周，员工填写转正定级表中“基本信息”“转正申请”模块，并附试用期工作总结（含业绩数据、案例）、相关证明材料（如培训证书、客户好评截图等），提交至部门负责人。
2. 部门评价与提交：部门负责人结合员工试用期日常表现、考核结果（如月度考核表、项目验收报告），填写“部门评价意见”，明确建议转正/延期/不转正，连同员工材料一并提交HR部门，若建议延期或不转正，需同步提交书面说明（含事实依据及改进建议）。
3. HR部门审核：HR部门对材料完整性进行核对（如信息是否一致、考核是否合规），对照单位《岗位职级体系》《薪酬管理办法》提出定级及薪酬建议，填写“人力资源部审核意见”，若发现材料不全或流程违规（如试用期超过法定上限），需退回部门补充或修正。
4. 领导审批与归档：HR将审核后的材料提交分管领导或总经理审批，审批通过后，由HR部门在转正定级表上加盖单位公章，原件存入员工个人档案，复印件反馈给员工及财务部门（作为薪酬调整依据），HR需书面通知员工转正结果，明确正式岗位、职级、薪酬及生效日期。

填写转正定级表的注意事项

1. 信息真实准确：员工填写的基本信息、工作内容需真实，部门评价需基于客观事实，避免虚构业绩或主观臆断，若发现信息造假，单位可依据《劳动合同法》以“欺诈手段订立劳动合同”为由解除劳动关系。
2. 考核标准明确：试用期考核需提前制定量化标准（如“任务完成率≥90%”“客户满意度≥85分”），并在转正定级表中注明考核依据，避免因“标准模糊”导致员工对考核结果不认可。
3. 定级依据合规：岗位职级和薪酬核定需符合单位内部制度及国家规定（如最低工资标准、同工同酬原则），国企定级需参考“学历+工龄+职称”，私企需结合“岗位价值+能力评估”，确保结果公平合理。
4. 时效性保障：根据《劳动合同法》，试用期结束后，单位需在合理期限内（通常不超过15个工作日）完成转正定级手续，避免拖延导致员工权益受损（如超期未转正需按正式工资支付薪酬）。
5. 档案规范管理：转正定级表需与其他档案材料（如劳动合同、试用期考核表、学历证明）一并归档，保存期限至少至员工离职后2年，涉及劳动仲裁的，保存期限延长至仲裁结束后2年。

不同单位的转正定级表差异

• 国企/事业单位：转正定级表通常与“编制”“职称”挂钩，流程更严格，需经上级主管部门（如人社局、国资委）备案；定级标准除岗位能力外，还参考学历、工龄、政治面貌等因素，表格中可能增设“编制类型”“职称等级”等栏目。
• 私企/外企：更侧重岗位能力和绩效，流程相对灵活，定级主要依据试用期业绩评估结果；部分企业将转正定级与“股权激励”“晋升通道”关联，表格中可能增加“未来职业发展计划”“绩效目标设定”等内容。

相关问答FAQs

问题1：转正定级表和劳动合同有什么区别？
解答：劳动合同是用人单位与劳动者确立劳动关系、明确双方权利义务的法律文件，具有法律约束力，内容包括合同期限、工作内容、薪酬标准、保密条款等，是双方合意的产物；转正定级表是单位内部管理文件，用于确认试用期员工是否转为正式员工及确定具体岗位职级、薪酬待遇，是劳动合同履行过程中的具体操作依据，劳动合同是“基础框架”，转正定级表是“细化补充”，两者不冲突，但转正定级表的内容不得违反劳动合同约定（如薪酬不得低于合同约定的正式工资标准）。

问题2：试用期考核不合格，转正定级表如何处理？
解答：若员工试用期考核不合格，单位需根据《劳动合同法》及单位制度处理：①延长试用期：仅适用于劳动合同期限三年以上且试用期未达法定上限（如合同期三年，试用期原定两个月，可延长至六个月），需与员工协商一致并签订书面变更协议，转正定级表中注明“延长试用期至XX日期，重新考核”；②调整岗位：经协商一致，可调整至更低要求岗位（如从“销售主管”调至“销售专员”），重新设定工作目标并考核（同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期，故调整岗位后不得再次约定试用期），转正定级表中记录“调整岗位为XX，重新考核”；③解除劳动合同：若员工不符合录用条件（需单位举证，如试用期考核标准明确且员工未达标），单位可解除劳动合同，转正定级表中填写“考核不合格，不符合录用条件，不予转正，解除劳动合同”，并支付工资至离职日，无论哪种处理，均需员工签字确认（员工拒签的，需通过邮寄等方式送达书面通知并留存证据）。