档案接收函是什么？

档案接收函是机关、团体、企业事业单位和其他组织在人事档案管理工作中，向档案保管机构发出的具有明确指向性和规范性的书面文件，主要用于确认档案转递的接收单位、档案材料内容、转递流程及相关责任，是保障人事档案材料完整、安全、规范流转的重要凭证，从本质上看，档案接收函属于公文中的一种“便函”，虽不如正式公文那样具有普遍行政效力，但在人事档案管理领域内，其法律效力和管理约束力得到相关部门的认可,是档案转递过程中不可或缺的环节。

档案接收函的核心功能与作用

档案接收函的核心功能在于“定向确认”与“流程规范”，在人事档案管理实践中，档案的转递往往涉及多个主体，包括档案形成单位（如学校、原工作单位）、档案转递单位（如人才交流服务中心、人力资源和社会保障部门）以及档案接收单位（如新单位的人事部门、档案托管机构），档案接收函由接收单位出具，明确告知转递单位“本单位具备档案保管资质”“同意接收某人员档案”“档案转递应遵循的具体要求”等信息,从而避免档案转递过程中的盲目性和随意性。

具体而言，档案接收函的作用主要体现在三个方面：一是明确档案接收责任，避免档案“无处可去”或“多头接收”的问题；二是规范档案材料内容，接收函通常会列明档案中必须包含的材料（如履历表、考核登记表、学历学位证明、党团材料等）以及禁止转递的材料（如涉密文件、未经核实的证明材料等），确保档案材料的真实性和完整性；三是保障档案转递安全，接收函会注明档案转递的专用渠道（如机要通信、专人递送）和密封要求，防止档案材料在转递过程中被拆封、篡改或遗失。

档案接收函的适用场景与使用主体

档案接收函的适用场景广泛，主要涉及人事档案转递的关键节点，常见场景包括：高校毕业生就业后，档案从学校转递至工作单位或人才市场；员工跳槽时，档案从原单位保管机构转递至新单位或其委托的档案托管机构；公务员录用、事业单位聘用时，档案需转递至具有人事管理权限的机关单位；灵活就业人员、失业人员档案需要从原单位转递至户籍所在地或就业所在地的公共就业服务机构等。

档案接收函的使用主体主要包括三类：一是具有人事管理权限的机关、事业单位、国有企业，这类单位可直接为员工出具档案接收函，自行管理档案；二是各级公共就业人才服务机构，如人才交流服务中心、就业管理局等，它们为社会流动人员提供档案托管服务，需出具接收函确认档案托管关系；三是经人力资源社会保障部门授权的其他档案管理机构，如部分民营人才服务机构、行业性档案管理中心等,这些机构需具备相应资质才能出具接收函。

档案接收函的主要内容与格式规范

档案接收函的内容需清晰、准确、完整，通常包括以下几个核心要素：一是标题，一般标注“档案接收函”或“关于接收XXX同志档案的函”；二是文号，用于内部管理和查询，如“X才函〔2024〕X号”；三是主送单位，即档案转递单位，需写明全称；四是接收对象信息，包括档案所有人的姓名、身份证号、原档案保管单位等；五是档案接收事由，简要说明档案转递的原因（如“因XXX同志到我单位工作，需将其档案转入我单位”）；六是档案材料要求，列明档案中应包含的具体材料清单；七是转递方式，明确档案需通过机要通信、专人送达或机要档案转递平台等方式转递，并禁止个人自带档案；八是联系方式，包括接收单位地址、联系人、联系电话、邮政编码等；九是落款，包括接收单位全称、公章、日期及经办人签字（部分单位要求）。

在格式上，档案接收函需遵循公文写作的基本规范，使用正式公文纸打印（或使用单位信笺纸），文字简洁明了，避免歧义，某企业人事部门为接收新员工档案出具的接收函，正文会写明：“XX人才交流服务中心：因我单位录用XXX同志（身份证号：XXXXXXXXXXXXXXXXXX）为XX岗位员工，根据档案管理规定，需将其档案从贵中心转递至我单位，请贵中心协助办理档案转递手续，档案内需包含以下材料：1. 履历表；2. 学历学位证书复印件；3. 职称评审材料；4. 党团材料；5. 工资调整材料，档案请通过机要方式寄送至我单位（地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX公司人事部，邮编：XXXXXX，联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXXXXX）。”末尾加盖单位公章并注明日期。

档案接收函的法律效力与管理依据

档案接收函的法律效力源于《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《流动人员人事档案管理暂行规定》等法律法规的授权，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档案由县级以上（含县级）党委组织部门和政府人力资源社会保障部门及其授权的公共就业人才服务机构管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案，接收单位出具的档案接收函，是其具备档案管理资质的证明,也是转递单位办理档案转递手续的依据。

从管理流程看，档案接收函是“档案转递通知单”的前置条件，转递单位在收到接收函后，会根据函件要求整理档案材料，填写《干部档案转递通知单》（或类似凭证），与档案一并密封，并在密封处加盖转递单位公章，然后通过规定渠道转递至接收单位，接收单位收到档案后，凭接收函核对档案材料是否齐全、转递手续是否完备，确认无误后回执转递单位，完成档案交接，这一流程确保了档案转递的“有据可查、权责清晰”。

档案接收函的常见问题与注意事项

在实际操作中，档案接收函的使用可能存在一些问题，部分单位因对档案管理规定不熟悉，未及时出具接收函，导致档案滞留；个别接收函未明确档案材料要求，造成转递后档案材料不全；还有少数单位通过个人自带档案的方式转递，违反了档案管理规定,导致档案真实性难以保障。

针对这些问题，需注意以下几点：一是接收单位应尽快确认档案转递需求，及时出具接收函，避免因拖延导致档案材料逾期归档；二是接收函需列明详细的档案材料清单和转递要求，确保转递单位准确操作；三是转递单位应严格按照接收函的要求转递档案，严禁个人自带或通过普通快递邮寄；四是档案所有人在档案转递过程中，可主动与接收单位沟通，确认接收函是否出具及档案转递状态,确保档案安全流转。

相关问答FAQs

问题1：档案接收函的有效期是多久？如果过期了怎么办？
解答：档案接收函的有效期通常由接收单位根据实际情况确定，一般为1-3个月，部分单位可能延长至6个月（如应届毕业生就业高峰期），若接收函过期，档案所有人应及时联系接收单位，说明情况并请求重新出具接收函，接收单位会核实档案转递进度，若档案尚未转出，通常会重新出具接收函；若档案已转出但未收到，接收单位会协助查询档案下落，必要时联系转递单位处理，需要注意的是，过期后档案可能被退回原保管单位，需重新办理转递手续,因此建议档案所有人在收到接收函后尽快协调档案转递事宜。

问题2：个人可以自行保管档案并要求接收单位出具接收函吗？
解答：根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，严禁个人自带档案转递，档案必须由具有管理权限的单位通过机要通信、专人递送等渠道转递，个人自行保管的档案属于“死档”，接收单位不会为其出具接收函，因为无法确认档案材料的完整性和真实性，若档案曾在个人手中，需将其交回原档案保管单位（如毕业院校、原工作单位档案管理部门）或人才交流服务中心，由这些单位按规定程序重新审核、密封并转递，接收单位才会出具接收函，个人私自拆封、涂改档案的，档案将失去法律效力，影响就业、职称评定、养老保险办理等事宜。