调档需要哪些具体材料？

调档是指个人或单位因升学、就业、政审、职称评定等需要，向档案保管机构申请提取个人档案的过程，档案是记录个人学习、工作经历、奖惩情况等重要信息的载体，具有严肃性和保密性，因此调档流程和所需材料较为严格，需根据不同调档用途和档案存放机构的具体要求准备，以下是调档所需的核心材料及注意事项,涵盖常见调档场景下的通用要求。

基础身份证明材料

所有调档场景均需提供申请人身份证明，用于核实调档人身份与档案的关联性。

1. 本人有效身份证件：提供居民身份证原件及复印件（正反面复印在同一张A4纸上），若身份证遗失，可凭临时身份证或公安机关出具的户籍证明替代，需注明“仅限调档使用”并加盖公章。
2. 委托他人代办的情况：需额外提供代办人身份证原件及复印件，以及申请人签署的《授权委托书》，委托书需明确写明代办人信息、调档事由、档案去向等内容，并由申请人签字按手印（建议提前与档案保管机构确认是否需要公证）。

调档事由相关证明材料

根据调档用途（如升学、就业、政审等），需提供对应的事由证明，这是档案保管机构审核是否同意调档的关键依据。

（一）升学调档（如考研、专升本、留学等）

1. 录取通知书：提供学校寄发的正式录取通知书原件及复印件，复印件需加盖学校招生部门或档案管理部门公章（部分学校要求提供“调档函”代替录取通知书）。
2. 调档函：由录取院校的档案管理部门出具，需注明调档人姓名、身份证号、档案名称、档案去向（详细地址、联系人、联系电话）、调档截止日期等关键信息，调档函需加盖学校公章，若通过邮寄方式获取，需确保信封密封完好并加盖骑缝章。

（二）就业调档（如入职企业、事业单位、国企等）

1. 劳动合同或录用证明：提供与用人单位签订的劳动合同原件及复印件，或单位人力资源部门出具的《录用通知书》《调档函》等材料，材料中需明确用人单位名称、统一社会信用代码、档案接收部门及地址。
2. 单位资质证明：若用人单位为无独立档案管理权限的企业（如私企、外企），需提供当地人才交流服务中心或政府指定档案管理机构出具的“档案接收函”，证明单位委托该机构代为接收档案。

（三）政审调档（如考公务员、参军、进入体制内工作等）

1. 政审通知函：由组织人事部门（如公务员局、军队政治工作部、纪委监委等）出具，需注明调档事由、政审对象信息、档案要求（如是否需提供学历认证、党团材料等）及接收单位。
2. 《调档申请书》：部分政审场景要求申请人手写《调档申请书》，说明调档原因、承诺档案材料的真实性，并签字按手印。

（四）其他用途调档（如职称评定、婚姻登记、房产交易等）

1. 职称评定：提供单位或职称评审机构出具的《职称评审调档函》，注明评审所需档案材料范围（如工作经历、考核表等）。
2. 婚姻登记/房产交易：需提供民政部门或不动产登记中心出具的《调档证明》，说明调档用途（如核查婚姻状况、购房资格等），并加盖公章。

档案交接与流转材料

档案流转需确保密封性和可追溯性，需提供以下材料：

1. 《档案转递通知单》或《档案交接清单》：部分档案保管机构要求申请人填写，详细列明档案内容（如学籍材料、工作履历、奖惩记录等），由申请人签字确认，接收单位需签字盖章。
2. EMS或机要邮寄单号：若档案需通过机要或EMS转递，需提供邮寄单号及收件方联系方式，确保档案可实时追踪。

特殊情况补充材料

1. 档案遗失：若档案曾遗失，需先到原档案形成机构（如毕业院校、 previous 工作单位）申请补办档案材料，并出具《档案遗失证明》，由档案保管机构审核后决定是否同意调档。
2. 档案拆封：严禁个人私自拆封档案，若档案因特殊情况需拆封（如单位审核需核验原件），需由档案保管机构工作人员或指定代理人在场监督，拆封后当场密封并签字确认。

注意事项

1. 提前沟通：不同档案保管机构（如学校档案馆、人才市场、人才服务中心）对材料要求可能存在差异，调档前务必通过电话、官网或现场咨询确认具体清单，避免遗漏。
2. 材料时效性：调档函、录取通知书等材料通常有有效期（一般为1-3个月），需在有效期内完成调档手续，逾期需重新申请。
3. 档案去向：明确档案接收单位的具体地址、联系人及电话，确保“人档一致”，避免档案成为“死档”。

相关问答FAQs

Q1：调档可以由他人代办吗？需要准备哪些额外材料？
A：调档可由他人代办，但需提前与档案保管机构确认是否允许代办，除申请人基础材料外，还需提供：①代办人身份证原件及复印件；②申请人签署的《授权委托书》（需注明代办人信息、调档事由、档案去向等内容，并由申请人签字按手印）；③部分机构要求委托书经公证处公证，建议提前确认。

Q2：档案调出后多久必须送达接收单位？逾期怎么办？
A：档案调档需在调档函或相关材料注明的有效期内完成送达，通常为1-3个月（具体以调档函要求为准），若因特殊情况逾期，需及时联系原档案保管单位说明情况，部分机构可申请延期，但需提供书面证明（如单位延期录用通知等），若档案逾期未送达，接收单位可能拒收,需重新办理调档手续。